Les missions infirmières à l’Éducation nationale sont nombreuses et variées. Mais parmi celles le plus souvent sous-estimées, la charge administrative se trouve en bonne place.
De nombreux documents – administratifs, réglementaires, ou encore médico-légaux – font partie des outils de l’exercice quotidien de l’infirmière scolaire, pour la gestion de la santé des élèves dont elle a la charge.
Cadre d’exercice
L’infirmière en poste dans un établissement scolaire utilise un registre d’infirmerie, aujourd’hui informatisé, qui trace l’ensemble des actes et des soins auprès des élèves. Une fiche infirmerie peut aussi être remplie par les responsables légaux en début d’année scolaire. Elle permet de transmettre les informations de santé importantes pour l’accueil des jeunes dans leur établissement. Les familles peuvent d’ailleurs y joindre des documents nécessaire à la bonne compréhension de la situation, et qui peuvent relever du secret professionnel. Dans le cadre des suivis infirmiers, l’infirmière peut par ailleurs accéder aux dossiers médico-scolaires.
Chaque année, elle établit un bilan de ses actions menées, tant sur le plan individuel (statistiques de consultations), que collectif : interventions en prévention et promotion de la santé.
Au moment d’archiver ces différents documents, des questions se posent naturellement. Le respect de la confidentialité est central, puisqu’il s’agit de documents contenant des données de santé. En outre, les conséquences de la perte ou de la destruction de tels documents peuvent être dramatiques, en particulier dans le cas des violences sexuelles, même des années après que nos élèves soient devenus adultes.
Cadre réglementaire
L’instruction n° 2005-003 du 22-2-2005 parue au Bulletin officiel n°24 du 16 juin 2005 contient des éléments précis dans son chapitre 4 santé et aide sociale.
Cette instruction définit la durée d’utilité administrative (DUA) qui correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux des établissements en tant qu’archives courantes, nécessaires au bon fonctionnement du service.
Au terme de cette DUA, plusieurs issues sont établies en fonction des types de documents concernés.
La destruction
Bien que cette finalité puisse paraître la plus simple, une procédure est à respecter. La liste des documents arrivés au terme de leur DUA et dont le sort final est la destruction doit être reprise brièvement dans un bordereau d’élimination qu’il convient de faire viser par le directeur des archives départementales territorialement compétent avant de procéder à la destruction matérielle des pièces (décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, article 16).
A l’infirmerie :
– Fiches individuelles d’infirmerie : destruction après 2 ans de DUA.
Le versement
Il s’agit d’un transfert physique des documents concernés, vers le service des archives départementales territorialement compétent. Ils ne doivent donc pas être détruits. Le responsable des archives de l’établissement doit élaborer un bordereau de versement récapitulant les documents qui seront alors pris en charge par les archives départementales (décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, article 18).
A l’infirmerie :
– Rapport annuel d’activité des infirmières scolaires : versement après 5 ans de DUA.
– Statistiques annuelles de fréquentation de l’infirmerie : versement après 5 ans de DUA.
– Statistiques annuelles sur les actions d’éducation à la santé : versement après 5 ans de DUA.
Le tri
Comme le titre l’indique, une partie des documents doit être détruite en suivant la procédure ci-dessus, alors qu’un échantillon doit être conservé, pour être versé aux archives départementales.
A l’infirmerie :
– Registres d’infirmerie (papier ou Sagesse) : tri après 30 ans de DUA, conserver les années scolaires se terminant en 0 et 5.
– Dossiers médico-scolaires : tri après 30 ans à compter de la date de naissance, conserver un dossier sur 20 et compléter par un échantillonnage géographique si nécessaire.
Bien que l’infirmière soit responsable de « la protection du dossier de soins infirmiers contre toute indiscrétion » (article R. 4312-35 du code de santé publique), il est essentiel de considérer que les décisions concernant la gestion de ces documents appartiennent à l’administration.
Pour prendre en charge la destruction, une entreprise spécialisée doit être sollicitée dans le but de garantir la réalisation effective de la destruction, et le respect de la confidentialité des documents. Un bordereau de destruction doit tracer le type de documents détruits et la quantité.
Au niveau de l’EPLE, le chef d’établissement organise les procédures pour appliquer ces dispositions réglementaires, en prenant en compte les éventuelles spécificités départementales ou académiques.
L’infirmière joue un rôle de conseillère technique de la direction, afin d’éclairer ces décisions.
